Vergadertips in MT Rendement

In de MT Rendement van 31 augustus vind je een artikel van Arjan Broere over vergaderen. Op één A4 zeven tips om meer resultaat in vergaderingen te boeken. Het artikel is losjes gebaseerd op een blog over vergaderen op Lifehacking: Zwijgen is goud.

Luisteren!

Op TED heeft Julian Treasure een talk over luisteren. De inleiding is nogal stevig: we luisteren minder, het lawaai om ons heen neemt toe en daardoor verruwen we in hevige mate. Of dat allemaal precies zo loopt, is de vraag maar de idee dat luisteren en lawaai strijdig zijn én dat luisteren een kunst is zijn zeker de moeite.

Naast de wat beschouwende inleiding en een serieuze slotoproep heeft Treasure vijf interessante oefeningen, die kunnen helpen om luisteren te herontdekken:

  • neem een paar minuten stilte
  • herleid de verschillende geluiden naar hun bron als je ze gemengd hoort
  • her-hoor alledaagse geluiden (en de wasmachine blijkt een wals te doen in het hidden choir)
  • gebruik een andere luisterhouding (van passief naar actief)
  • RASA (= receive, appreciate, summerise, ask).

 

Win-win is niet happy-happy

De term win-winonderhandelen wordt veel gebruikt. Of moeten we zeggen: misbruikt. We horen de term nogal eens genoemd worden met een ondertoon dat het gaat om niet te hard onderhandelen, de relatie ontzien, rustig aan doen.

Fisher e.a. stellen in Getting to Yes nadrukkelijk dat je inhoud en relatie moet scheiden en dus prima hard kan zijn op de inhoud én hart kan hebben voor de relatie. Sterker nog, wie te makkelijk concessies doet kan het beeld oproepen dat hij niet echt voor de zaak staat die hij behartigt. Daarmee kan de relatie zelfs slechter worden. Kortom, een relatie koop je niet en verbeter je niet door inhoudelijke toegeeflijkheid.

Zeker is het lastig is om een aanpak te vinden die de wat paradoxale dubbele opdracht hard voor de inhoud/hart voor de relatie goed omvat. Niet voor niets zijn er boeken over geschreven 😉

Naast boeken is er ook een mooie, uitgebreide blog op The Consensus Building Approach over wat win-win wél is. Daarbij legt de auteur grote nadruk op de inhoudelijke kant van win-winonderhandelen. Weet wat je beste alternatief is als de onderhandeling die je gaat doen mislukt. Wat is je beste alternatief zonder overeenkomst (BAZO, Fisher term)? Daarnaast stelt hij dat het essentieel is om goed onderzoek te doen naar wat partijen écht willen en op welke manieren dat allemaal bereikt kan worden. Door goed door te vragen, de belangen achter de posities te verkennen, meerdere oplossingen te bedenken en anderszins te divergeren is de kans op goede oplossingen groter. De soort oplossingen die “great for you and good for the other side” zijn.

We gebruiken ook wel de termen distributief en integratief onderhandelen. Bij distributief onderhandelen verdelen we de taart en is wat ik krijg jouw verlies. We noemen dat ook wel nul-somonderhandelen, aangezien de som van de plus en min altijd nul is. Daar staat intergatief onderhandelen tegenover, waarbij de kunst is om de taart eerst te vergroten. Dus hoe kan ik winnen zonder dat jij verliest en vice versa? Wat zijn voor mij waardevolle extra’s die jou relatief weinig kosten? Zijn onze belangen wel echt tegenstrijdig of willen we op een bepaald niveau hetzelfde?

Een afsluitende quote uit de blog over win-winonderhandelen: Winning at win-winnegotiations

Thus, the way to “win” at “win-win” negotiation is to make sure that you come up with a proposed agreement that is “good” for other side(s) and “great” for you. You can only do this by working hard to uncover and respond to the most important interests of the other parties. Whatever “opening” stand you take (to ensure your “people” that you are fighting hard on their behalf), you have to be able to move from there into the trading zone and function effectively in that “what-iffing” environment.

Liespotting: hoe herken je een leugen

Via Lifehacking (de sectie Dark side) kwam ik de TED Talk van Pamela Meyer over Liespotting.

Interessante statistiek over liegen in de inleiding, daarna een mooie analyse van de non-verbale aspecten van liegen. Alleen al deze foto:

De voorbeelden zijn pittig maar de analyse is haarscherp: duping delight, teenpunten die naar de deur wijzen, …

En tenslotte: “Lying is a cooperative act. Sometimes we are willing participants in a lie.” Er ligt een overeenkomst ten grondslag aan de leugen.

Pivoteren als metafoor

In basketbal mag je lopen met de bal zo lang je dribbelt. Wie de bal vasthoudt mag twee passen doen. Echter, het zogenaamde pivoteren wordt geen pas genoemd dus dat mag je zo lang doen als je wilt. Bij pivoteren heb je de bal vast en je laat één been staan, terwijl je met het andere been stapt. Zie het plaatje hieronder.

In actie ziet dat er als volgt uit:

Wat is de relevantie hiervoor voor onderhandelen? Bij onderhandelen houd je je positie vast (dat is dat staande been) maar je verkent de ruimte eromheen (dat is het draaiende been). De vaardigheid om enerzijds je positie te houden maar de ruimte eromheen te verkennen is een wezenlijke kracht van de onderhandelaar. Wees dus niet bang vragen te stellen, opties te doen, alternatieven te doordenken, “stel dat …”-vragen te stellen, zolang maar duidelijk is dat je daarmee je positie niet weggeeft.
 

TED-sprekers die een eigen toon hebben

Dat mensen en stijlen verschillen is evident. Opvallender zijn de stijlverschillen als je sprekers ziet die allen met impact hun visies en ideeën ontvouwen maar die allemaal sterk van elkaar verschillen.

In het hoofdstuk over sfeer in het boek Scherp onderhandelen is een belangrijke rode draad: vind jouw stijl. Wat is jouw toon, aanpak, kenmerkende inbreng. Om daar weer eens wat in te oefenen is het interessant onderstaande sprekers te bekijken en na te gaan

  • wat je pakt
  • wat je zelf ook meer wil doen
  • wat je irriteert
  • wie je overtuigend vindt en waardoor dat komt
  • wat je -als je meerdere sprekers bekijkt- kennelijk vaak als criterium gebruikt

Kortom, Ranking the Speaker. En waar kun je dan beter terecht dan de TED Talks. Hoewel we ook te leen gaan bij Google Authors en POPTech.

Dave Eggers met Once upon a School:

Jane McGonigal met Gaming can make a better world:

Isabel Allende met Tales of Passion:

Sir Ken Robinson over Schools kill Creativity:

Steve Jobs over How to live before you die:

Guy Kawasaki met The Art of the Start:

Benjamin Zander over studenten, kansen en de wereld

Laten we de sfeer goed houden!

Sfeer in spannende gesprekken is een lastig aspect. De een is gevoelig voor sfeer en heeft een goede omgang nodig om te kunnen functioneren, terwijl de ander koelbloedig en doelgericht blijft wat er ook aan gevoeligheden speelt. Op verschillende plaatsen in Scherp onderhandelen bespreken we zaken die op het relationele aspect ingaan en in één hoofdstuk hebben we het expliciet over de sfeer bewaken.

Paul Watzlawick lanceerde al in de zeventiger jaren vijf axioma’s voor communicatie in zijn boek De pragmatische aspecten van de menselijke communicatie:

  1. Het is onmogelijk om niet te communiceren
  2. Iedere communicatie bezit een inhouds- en betrekkingsaspect. Laatstgenoemde classificeert de eerste en is daarmee dus een metacommunicatie.
  3. De aard van een betrekking is afhankelijk van de interpunctie van de interacties tussen de communicerende personen
  4. Mensen communiceren zowel digitaal als analoog
  5. Communicatie tussen mensen is symmetrisch of complementair, afhankelijk of de relatie gebaseerd is op gelijkheid of verschil.

Axioma 2 ziet op het verschil tussen waar het gesprek feitelijk over gaat en dat deel van het gesprek waarin deelnemers iets over zichzelf, elkaa rof hun relatie uitdrukken.

In de film Abel is het kerstontbijt een bijzonder ongemakkelijk deel van de film. Alle bijdragen aan het gesprek komen net niet uit de verf en maken het gesprek gespannen. Met name het: “Laten we nou voor een keer eens proberen een kerstontbijt te hebben zonder ruzie” is het begin van fijne spanningen.